Pas de suivi continu.
Fondation Flow n’est pas conçu pour suivre un employé pendant sa journée. La position est demandée lorsque l’employé déclenche un poinçon d’entrée ou de sortie pour un chantier où la validation GPS est activée.
01 — Données ponctuelles
Ce que le poinçon peut enregistrer.
- la date et l’heure du poinçon d’entrée ou de sortie;
- la latitude et la longitude fournies par l’appareil à ce moment;
- la précision estimée de la position;
- la distance calculée entre le poinçon et l’adresse ou le point GPS configuré pour le chantier;
- le rayon de la zone du chantier et le résultat « dans la zone », « hors zone » ou « non vérifié »;
- le projet, l’affectation et l’entrée de temps auxquels le poinçon est associé.
L’adresse personnelle en temps réel, les déplacements entre deux poinçons et l’historique de localisation général de l’appareil ne sont pas recueillis par cette fonction.
02 — Finalité
Confirmer le contexte du temps travaillé, pas surveiller une vie privée.
La localisation sert à aider l’entreprise à associer un poinçon au bon chantier, détecter une erreur évidente et valider une feuille de temps. Elle peut aussi soutenir une correction demandée par l’employé ou le superviseur. Elle ne doit pas être réutilisée pour une finalité incompatible avec l’avis donné.
Un résultat GPS est un indice technique, pas une preuve absolue. Les bâtiments, les conditions météo, les réglages de l’appareil, le réseau et d’autres facteurs peuvent réduire la précision.
03 — Activation transparente
L’employé doit savoir quand et pourquoi la localisation s’active.
Avant d’utiliser la fonction, l’entreprise cliente doit fournir un avis clair qui explique la technologie, la finalité, les renseignements recueillis, les personnes qui pourront les voir, la conservation, les conséquences d’un refus et le moyen d’activer la localisation. La permission du système d’exploitation de l’appareil doit également être accordée.
Fondation Flow demande l’accès dans le contexte du poinçon. L’entreprise ne doit pas exiger une permission plus large que nécessaire ni contourner le choix offert par l’appareil. Les règles applicables en milieu de travail, une convention collective ou un droit de gestion peuvent exiger une analyse et des avis supplémentaires.
04 — Accès et visibilité
Seules les personnes qui en ont besoin devraient voir le poinçon.
| Rôle | Accès attendu |
|---|---|
| Employé | Ses propres affectations, poinçons, entrées de temps, notes et statut de validation. |
| Superviseur | Les entrées des employés qu’il supervise ou les dossiers du chantier dont il est responsable, selon les permissions. |
| Propriétaire ou administrateur | Les entrées nécessaires à la planification, à l’approbation et aux rapports de l’entreprise. |
| Fondation Flow | Accès limité lorsqu’il est nécessaire au soutien, à la sécurité, à une enquête autorisée ou au respect de la loi. |
Les taux de rémunération et les réglages de paie sont séparés des vues terrain et réservés aux rôles autorisés par l’entreprise. Le Client doit revoir régulièrement les rôles, notamment après un changement de poste ou un départ.
05 — Validation et décisions
Une anomalie doit pouvoir être expliquée et corrigée.
Un poinçon hors zone, imprécis ou non vérifié ne doit pas déclencher à lui seul une retenue de salaire, une mesure disciplinaire ou une autre décision importante. L’employé doit pouvoir ajouter une note, signaler une erreur et présenter ses observations à une personne autorisée à réviser la décision.
L’entreprise doit prévoir un autre moyen raisonnable de déclarer le temps lorsque le GPS est indisponible, que le téléphone est déchargé, que la permission est refusée ou que la situation de travail rend le poinçon normal impossible.
06 — Obligations de l’entreprise cliente
Le paramètre technique ne remplace pas une politique d’employeur.
Avant le déploiement, l’entreprise cliente doit notamment :
- documenter la nécessité et la proportionnalité de la localisation pour les postes concernés;
- déterminer les chantiers, rôles et moments où la fonction est réellement requise;
- remettre un avis écrit et former les superviseurs sur l’utilisation permise;
- vérifier les obligations de la Loi sur le privé, des normes du travail, de la CNESST, d’une convention collective et de toute règle sectorielle applicable;
- définir une durée de conservation qui tient compte des feuilles de temps, de la paie, des réclamations et des délais légaux;
- limiter l’accès, examiner les anomalies avec la personne et documenter toute correction;
- réévaluer périodiquement si une méthode moins intrusive peut atteindre le même objectif.
07 — Droits de l’employé
Comprendre, consulter, corriger et contester.
L’employé peut demander à son employeur pourquoi la fonction est requise, qui voit la donnée, combien de temps elle est conservée et quelles conséquences sont associées à un poinçon non vérifié. Il peut demander l’accès et la correction selon la loi, signaler une inexactitude et déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.
Si la demande concerne une donnée hébergée pour une entreprise cliente, Fondation Flow la transmet ou assiste l’entreprise afin qu’une réponse cohérente soit fournie sans élargir inutilement l’accès au dossier.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Une question, une plainte ou une demande d’accès?
Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels de Fondation Flow. Nous pouvons devoir confirmer votre identité avant de communiquer ou de corriger des renseignements.