Avis de géolocalisation et employés

01 — Données traitées et conservées

Ce que le poinçon et la protection facultative peuvent utiliser.

• la date et l’heure du poinçon d’entrée ou de sortie;
• la latitude et la longitude fournies par l’appareil à ce moment;
• la précision estimée de la position;
• la distance calculée entre le poinçon et l’adresse ou le point GPS configuré pour le chantier;
• le rayon de la zone du chantier et le résultat « dans la zone », « hors zone » ou « non vérifié »;
• le projet, l’affectation et l’entrée de temps auxquels le poinçon est associé.

Lorsque la protection contre l’oubli de poinçon est activée, le téléphone peut demander un nombre limité de positions ponctuelles et actuelles seulement de 2 à 30 minutes après le début planifié, habituellement au point de vérification de la 4e minute ou lors d’un changement d’état de la zone du chantier. Une surveillance locale de la zone peut être armée jusqu’à 30 minutes avant le début, mais aucune preuve GPS liée au début planifié n’est téléversée avant le début. Le serveur refuse la preuve hors de cette fenêtre, calcule lui-même la distance et conserve temporairement seulement la preuve dérivée « sur place », « hors du chantier » ou « non vérifiée », la précision, la distance et l’heure d’observation nécessaires à la décision du rappel unique. Les coordonnées brutes ne sont pas conservées pour ce rappel, et ces vérifications autour du début planifié n’effectuent pas de suivi continu. Pendant un quart ouvert, les échantillons admissibles restent uniquement en mémoire et ne sont pas téléversés sous forme de trajet ou d’historique de localisation.

Si la protection effectue un poinçon de sortie automatique, l’entrée de temps conserve une preuve limitée comprenant notamment l’origine automatique, le résultat hors zone, la position finale et sa précision, la distance hors zone vérifiée par le serveur, le nombre d’échantillons admissibles, l’heure du premier échantillon admissible, l’état de capture hors ligne et l’identifiant de l’opération automatique. Pendant une panne, cette preuve peut demeurer dans la file hors ligne protégée de l’app jusqu’à sa synchronisation. Elle sert à la révision, à la correction et à une reprise sécuritaire; elle ne constitue pas un historique de déplacements.

02 — Finalité

Confirmer le travail et aider à éviter un oubli de poinçon.

La localisation sert à aider l’entreprise à associer un poinçon au bon chantier, détecter une erreur évidente et valider une feuille de temps. Elle peut aussi soutenir une correction demandée par l’employé ou le superviseur. Elle ne doit pas être réutilisée pour une finalité incompatible avec l’avis donné.

À compter de cinq minutes après le début planifié, un employé qui n’a pas pointé son arrivée peut recevoir au plus un rappel, avec un rattrapage borné qui se termine 30 minutes après le début. Un résultat récent et précis peut adapter le message selon que l’employé semble sur place ou non. Une position absente, périmée ou imprécise produit un message neutre et n’est jamais considérée comme une preuve d’absence. Pendant un quart ouvert, des lectures précises répétées à plus de 100 mètres de la limite de la zone peuvent déclencher un rappel local. Si l’employé demeure à plus de 200 mètres de cette limite pendant au moins 30 secondes, l’app peut demander un poinçon de sortie automatique. La précision déclarée par le GPS est soustraite avant l’évaluation de chaque distance.

Un résultat GPS est un indice technique, pas une preuve absolue. Les bâtiments, les conditions météo, les réglages de l’appareil, le réseau et d’autres facteurs peuvent réduire la précision. La fonction ne doit pas servir à suivre la vie privée ou les déplacements d’un employé hors de la fenêtre annoncée autour du début planifié ou d’un quart admissible en cours.

03 — Activation transparente

L’employé doit savoir quand et pourquoi la localisation s’active.

Avant d’activer la validation GPS ou la protection contre l’oubli de poinçon, l’entreprise cliente doit fournir un avis clair qui explique la technologie, la finalité, le moment du traitement, les renseignements traités et conservés, les personnes qui pourront les voir, la conservation, les conséquences d’un refus et les solutions de rechange. L’employé doit activer séparément la protection dans Fondation Flow et accorder la permission « Toujours » pour la localisation avant que le suivi en arrière-plan puisse fonctionner. La permission de notification est demandée séparément et permet d’afficher les rappels et alertes d’état; son refus ne désactive pas à lui seul le poinçon de sortie automatique protégé.

La protection peut être désactivée dans l’app. La surveillance locale de la zone peut commencer au plus 30 minutes avant le début planifié, mais la preuve GPS liée au début planifié est acceptée seulement de 2 à 30 minutes après le début. Cette vérification bornée se termine au poinçon d’arrivée, à l’annulation de l’affectation, à la désactivation, à la déconnexion ou à l’expiration. La protection d’un quart ouvert s’arrête au poinçon de sortie, à la désactivation, à la déconnexion, à la perte d’admissibilité ou lorsque la zone du chantier n’est plus disponible. Le poinçon manuel reste disponible et la localisation en arrière-plan peut utiliser davantage la batterie. L’entreprise ne doit pas exiger une permission plus large que nécessaire ni contourner le choix offert par l’appareil. Les règles applicables en milieu de travail, une convention collective ou un droit de gestion peuvent exiger une analyse et des avis supplémentaires.

04 — Accès et visibilité

Seules les personnes qui en ont besoin devraient voir le poinçon.

Les taux de rémunération et les réglages de paie sont séparés des vues terrain et réservés aux rôles autorisés par l’entreprise. Le Client doit revoir régulièrement les rôles, notamment après un changement de poste ou un départ.

05 — Validation et décisions

Une anomalie doit pouvoir être expliquée et corrigée.

Un poinçon hors zone, imprécis ou non vérifié ne doit pas déclencher à lui seul une retenue de salaire, une mesure disciplinaire ou une autre décision importante. L’employé doit pouvoir ajouter une note, signaler une erreur et présenter ses observations à une personne autorisée à réviser la décision.

Un poinçon de sortie automatique ferme l’entrée de temps en cours, mais ne décide ni la paie ni une mesure disciplinaire. L’employeur doit pouvoir réviser le dossier et permettre à l’employé de l’expliquer, de le corriger ou de le contester avant de s’y fier.

L’entreprise doit prévoir un autre moyen raisonnable de déclarer le temps lorsque le GPS est indisponible, que le téléphone est déchargé, que la permission est refusée ou que la situation de travail rend le poinçon normal impossible.

06 — Obligations de l’entreprise cliente

Le paramètre technique ne remplace pas une politique d’employeur.

Avant le déploiement, l’entreprise cliente doit notamment :

• documenter la nécessité et la proportionnalité de la localisation pour les postes concernés;
• déterminer les chantiers, rôles et moments où la fonction est réellement requise;
• remettre un avis écrit et former les superviseurs sur l’utilisation permise;
• vérifier les obligations de la Loi sur le privé, des normes du travail, de la CNESST, d’une convention collective et de toute règle sectorielle applicable;
• définir une durée de conservation qui tient compte des feuilles de temps, de la paie, des réclamations et des délais légaux;
• limiter l’accès, examiner les anomalies avec la personne et documenter toute correction;
• réévaluer périodiquement si une méthode moins intrusive peut atteindre le même objectif.

07 — Droits de l’employé

Comprendre, consulter, corriger et contester.

Les échantillons temporaires utilisés en arrière-plan ne sont ni téléversés ni conservés comme trajet. Le dossier technique lié au début planifié est supprimé après la décision de rappel ou l’expiration de sa courte fenêtre d’admissibilité. Le texte du rappel « sur place », « hors du chantier » ou neutre peut demeurer dans l’historique des notifications, sans les coordonnées brutes, la précision ni la distance mesurée. La donnée ponctuelle du poinçon et la preuve finale limitée d’un poinçon automatique demeurent liées à l’entrée de temps. L’entreprise ne devrait pas les conserver plus longtemps que nécessaire pour la validation du temps, une obligation légale ou un différend documenté.

L’employé peut demander à son employeur pourquoi la fonction est requise, qui voit la donnée, combien de temps elle est conservée et quelles conséquences sont associées à un poinçon non vérifié. Il peut demander l’accès et la correction selon la loi, signaler une inexactitude et déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Si la demande concerne une donnée hébergée pour une entreprise cliente, Fondation Flow la transmet ou assiste l’entreprise afin qu’une réponse cohérente soit fournie sans élargir inutilement l’accès au dossier.