L’assistant prépare. Une personne décide.
Fondation Flow est conçu pour enlever des tâches répétitives, pas pour prendre seul une décision importante à propos d’un client, d’un employé ou d’un candidat.
01 — Fonctions assistées
Où l’intelligence artificielle peut intervenir.
| Fonction | Contexte utilisé | Résultat |
|---|---|---|
| Préqualification d’un lead | Coordonnées, source, métier, message entrant, historique de discussion et réponses sur le projet. | Questions de suivi, résumé du besoin et indication de préparation pour une prise en charge humaine. |
| Assistant « Ask AI » | Données opérationnelles du compte que l’utilisateur autorisé choisit d’analyser. | Résumé, priorités suggérées, risques à vérifier et prochaines actions proposées. |
| Communications | Type de rendez-vous, statut du dossier, horaire et contexte nécessaire. | Brouillon ou message opérationnel pour confirmation, rappel ou suivi. |
| Compte rendu | Notes, réponses et événements déjà présents dans le dossier autorisé. | Synthèse destinée à faciliter le passage du bureau au terrain ou à un closer autorisé. |
Le contexte nécessaire peut être transmis à un fournisseur spécialisé en IA. Nous cherchons à limiter ce contexte à ce qui sert la demande et à ne pas inclure de renseignements sensibles sans nécessité.
02 — Limites et vérification
Une réponse convaincante peut tout de même être fausse.
Une sortie d’IA peut manquer un détail, inventer une information, mal interpréter une réponse ou reproduire un biais. Elle ne constitue pas un conseil juridique, technique, financier, de santé et sécurité ou de ressources humaines. L’utilisateur doit relire et corriger avant d’envoyer, de chiffrer, de promettre ou de décider.
L’entreprise ne doit pas utiliser une sortie d’IA comme seule base pour refuser un service, discipliner un employé, sélectionner un candidat, fixer une rémunération ou prendre une autre décision ayant un effet juridique ou important.
03 — Décisions automatisées
Une décision entièrement automatisée exige une transparence renforcée.
Fondation Flow vise des recommandations et des automatisations de processus, pas des décisions finales entièrement automatisées. Si le Client crée malgré tout un flux qui rend une telle décision, il doit informer la personne au plus tard au moment de la décision et, sur demande, expliquer les renseignements utilisés, les raisons, les principaux facteurs et les paramètres.
La personne doit pouvoir faire rectifier les renseignements et présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision. Le Client est responsable de configurer un véritable point de contact humain et de ne pas présenter une recommandation comme un fait certain.
04 — SMS, courriels et notifications
Le type de message détermine les obligations.
| Message | Exemple | Contrôle attendu |
|---|---|---|
| Opérationnel | Confirmation d’un rendez-vous demandé, changement d’affectation ou document prêt à consulter. | Limiter le contenu au service attendu et respecter les préférences pertinentes. |
| Commercial | Promotion, relance de vente, offre additionnelle ou sollicitation d’un prospect. | Base de consentement valable, identification de l’expéditeur, coordonnées et désabonnement fonctionnel. |
| Employé | Affectation, modification d’horaire ou rappel lié au chantier. | Utiliser les coordonnées professionnelles pour une finalité d’emploi légitime et éviter tout contenu promotionnel non relié. |
| Avis public | Demande d’avis Google après un projet terminé. | Décision explicite du responsable; aucun envoi automatique au simple changement de statut. |
05 — Consentement et anti-pourriel
Le Client doit pouvoir démontrer pourquoi il pouvait écrire.
Pour les messages électroniques commerciaux, le Client doit respecter la Loi canadienne anti-pourriel et toute autre règle applicable. Il doit documenter le consentement exprès ou le fondement du consentement tacite, conserver la date et la source, identifier l’entreprise au nom de laquelle le message est envoyé et fournir les coordonnées requises.
Chaque mécanisme de désabonnement doit être simple, gratuit et fonctionnel. Pour un SMS, une réponse comme STOP doit être traitée sans délai selon le flux configuré. Une liste de suppression peut être conservée uniquement pour éviter de communiquer de nouveau avec la personne.
Fondation Flow fournit des outils de transmission et d’historique, mais ne crée pas un consentement qui n’existe pas et ne garantit pas que la relation du Client avec un destinataire permet une sollicitation.
06 — Intervention humaine et transfert
Le contexte suit le lead lorsque le Client demande de l’aide.
Si un propriétaire transfère volontairement un lead à Fondation Flow, les closers autorisés peuvent consulter le dossier nécessaire, consigner les appels, ajouter des notes, planifier une rencontre et mettre à jour le résultat. Le Client voit l’avancement dans son compte. L’accès est séparé des employés de chantier et limité au dossier transféré.
Une personne peut demander de parler à un humain, corriger une réponse ou cesser une discussion. Un transfert ne garantit ni la disponibilité du prospect, ni une vente, ni un montant de contrat.
07 — Bonnes pratiques du Client
Configurer l’automatisation comme un membre prudent de l’équipe.
- Présenter clairement l’identité de l’entreprise et, lorsqu’approprié, le fait qu’un assistant automatisé participe à l’échange.
- Réviser les modèles, la langue, les heures d’envoi, les destinataires et les conditions d’arrêt avant l’activation.
- Ne fournir à l’IA que les renseignements nécessaires au besoin courant.
- Prévoir une escalade humaine pour une plainte, une demande sensible, une urgence ou une réponse ambiguë.
- Auditer périodiquement les résultats, corriger les erreurs et désactiver un flux qui ne produit pas un résultat fiable ou conforme.
- Ne pas utiliser l’IA pour donner des instructions de sécurité au chantier sans validation par une personne compétente.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Une question, une plainte ou une demande d’accès?
Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels de Fondation Flow. Nous pouvons devoir confirmer votre identité avant de communiquer ou de corriger des renseignements.