Politique de confidentialité

01 — Portée et rôles

Une politique pour le site, la plateforme et les applications.

Cette politique s’applique au site fondationflow.com, à la plateforme app.fondationflow.com, aux applications Fondation Flow et aux services connexes. « Fondation Flow », « nous » et « notre » désignent 9572-9026 QUÉBEC INC., faisant affaire sous le nom de Fondation Flow, l’exploitant de ces services.

Fondation Flow agit comme organisation responsable lorsqu’elle détermine les fins du traitement, notamment pour les demandes de démonstration, la gestion des comptes, la sécurité, le soutien et l’amélioration du service. Pour la majorité des dossiers de leads, clients, employés et chantiers, nous agissons comme prestataire de l’entreprise cliente et traitons les renseignements selon ses instructions et ses paramètres.

02 — Renseignements traités

Nous limitons la collecte à ce qui soutient le travail demandé.

Nous ne demandons pas de numéro d’assurance sociale, de numéro d’assurance maladie ni d’identifiants bancaires en ligne. Fondation Flow suit la facturation de l’abonnement, les paiements clients et produit des rapports d’heures, mais n’est pas un processeur de paie, un service de remise gouvernementale ni un processeur de cartes de paiement. Lorsqu’un abonnement Fondation Flow exige une carte, les champs sécurisés sont fournis par Helcim.

03 — Sources et collecte

Les renseignements viennent de vous, de votre entreprise ou d’une intégration autorisée.

Nous recevons des renseignements directement lors de l’inscription, d’une demande de démo, d’une signature ou d’une interaction avec le service. Une entreprise cliente peut aussi créer des dossiers pour ses employés, clients et prospects. Des leads peuvent être transmis depuis des campagnes ou services reliés par le client, notamment Meta ou Google, et les réponses SMS peuvent être ajoutées au dossier correspondant.

Certaines informations sont générées par l’utilisation du service, comme le statut « vu » d’une soumission, un journal de sécurité, un calcul de rentabilité ou une synthèse assistée par l’IA. Lorsqu’une technologie permet la localisation ou le profilage, un avis spécifique est fourni et la fonction doit être activée dans le contexte approprié.

Lors de la mise en service d’une entreprise ou de l’ajout d’un accès payant, Helcim reçoit le contact et l’adresse de facturation, le montant et les renseignements de carte nécessaires à la transaction ou à l’abonnement récurrent autorisé. Fondation Flow reçoit seulement les identifiants du fournisseur, le statut, le montant, les dates et la preuve limitée nécessaires pour vérifier et administrer l’accès. Le traitement de Helcim est régi par sapolitique de confidentialité.

Lorsqu’un Client autorisé relie QuickBooks Online, Fondation Flow utilise les services d’autorisation et de comptabilité d’Intuit pour vérifier l’entreprise choisie et effectuer les transferts que l’utilisateur examine et confirme expressément. Fondation Flow peut lire l’identité, le pays et la devise principale de l’entreprise QuickBooks, ainsi que les articles, la configuration des taxes, les dossiers correspondants, les identifiants et les métadonnées de synchronisation nécessaires pour préparer ou rapprocher le transfert. La première version transmet dans un seul sens des clients choisis, des factures finalisées et des paiements enregistrés de Fondation Flow vers QuickBooks; elle n’importe pas continuellement ou en lot le fichier QuickBooks du Client. La connexion est isolée à l’entreprise du Client dans Fondation Flow et ne sert pas à fournir ses données comptables à un autre client. Le traitement d’Intuit est régi par sa déclaration de confidentialité.

La recherche et la sélection d’adresses utilisent les API Google Maps Platform, notamment Places SDK for iOS. Ces fonctions peuvent transmettre à Google la recherche saisie, l’adresse sélectionnée et des renseignements techniques ou de localisation nécessaires à la demande. Elles sont aussi assujetties auxconditions de Google Maps Platformet à la politique de confidentialité de Google.

Les fonctions d’IA facultatives utilisent Anthropic. Avant d’envoyer à Anthropic des données de clients, leads, employés, finances, questions, messages ou documents joints, Fondation Flow nomme le fournisseur, explique la finalité et les catégories de données, puis consigne une autorisation explicite et versionnée de l’utilisateur authentifié ou, pour la préqualification automatisée, du propriétaire de l’entreprise. L’autorisation peut être refusée ou retirée dans les réglages et les fonctions sans IA demeurent accessibles. Lorsqu’il active le traitement automatisé des leads, le propriétaire doit aussi confirmer que son entreprise a l’autorité nécessaire pour partager avec Anthropic les catégories indiquées de données d’entreprise, de leads et de clients à cette fin. Consultez lapolitique de confidentialité d’Anthropic.

L’entreprise cliente demeure responsable d’avoir une base juridique et l’autorité appropriées pour les renseignements de clients et de leads qu’elle recueille, configure pour un traitement automatisé par IA ou transmet; de fournir les avis et d’obtenir les consentements exigés par la loi applicable; ainsi que de gérer les destinataires, le moment des communications et les désabonnements. La confirmation donnée dans Fondation Flow ne remplace pas ces obligations.

04 — Utilisations

Chaque utilisation doit rester liée à une finalité expliquée.

• Fournir, configurer, maintenir et soutenir la plateforme demandée par l’entreprise cliente.
• Authentifier les utilisateurs, appliquer les permissions et isoler les données de chaque entreprise.
• Relier un lead, une soumission, un rendez-vous, un chantier, une équipe, des coûts et un profit au bon dossier.
• Générer des réponses, résumés ou recommandations assistés par l’IA lorsqu’un utilisateur active la fonction et accorde l’autorisation explicite applicable.
• Transmettre des communications opérationnelles et, lorsque permis, commerciales.
• Prévenir la fraude, détecter les erreurs, documenter les actions sensibles et répondre aux incidents.
• Améliorer l’ergonomie, la fiabilité et les fonctions à partir de données limitées au besoin.
• Respecter nos obligations légales, faire valoir nos droits et répondre à une autorité compétente.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas pour une publicité comportementale indépendante des services demandés.

05 — Consentement et contrôle

Le consentement doit être compréhensible, spécifique et retirable.

Lorsque le consentement constitue la base appropriée, il doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et demandé séparément lorsque les renseignements sont sensibles. Une personne peut retirer son consentement, sous réserve des obligations contractuelles ou légales qui exigent certains renseignements pour fournir ou documenter le service.

L’entreprise cliente est responsable d’obtenir les autorisations nécessaires avant d’ajouter les renseignements d’un client, d’un prospect ou d’un employé, d’activer le poinçon GPS ou de lancer une communication commerciale. Fondation Flow fournit des contrôles et des avis, mais ne peut pas remplacer l’évaluation juridique propre au contexte de l’employeur ou de l’expéditeur.

06 — IA, profilage et décisions

L’IA assiste le travail; elle ne remplace pas le jugement responsable.

Des fonctions peuvent résumer un dossier, proposer une prochaine action, générer un message ou préqualifier un lead à partir des réponses fournies. Le contexte strictement utile peut être transmis à un fournisseur d’IA pour produire la réponse. Les résultats peuvent être incomplets ou inexacts et doivent être vérifiés avant une décision importante.

Fondation Flow n’est pas conçu pour rendre seul une décision ayant des effets juridiques ou importants sur un client, un employé ou un candidat. Si une entreprise configure un processus qui produit une décision exclusivement automatisée, elle doit donner l’avis requis, expliquer sur demande les renseignements et principaux facteurs utilisés, permettre la rectification et offrir une révision humaine.

Lire l’avis complet sur l’IA et les communications.

07 — Communications et transferts

Nous communiquons les renseignements seulement lorsque le travail le demande.

Les renseignements peuvent être accessibles aux utilisateurs autorisés de l’entreprise cliente, à Fondation Flow pour l’exploitation et le soutien, et aux fournisseurs techniques décrits dans notre liste des sous-traitants. Un dossier de lead transféré à l’équipe Fondation Flow n’est accessible qu’après une demande et l’acceptation des conditions de transfert par un propriétaire autorisé.

Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements hors Québec ou hors Canada. Avant un tel traitement, Fondation Flow évalue les facteurs pertinents, limite les données communiquées et utilise des engagements contractuels adaptés. Les autorités d’une autre juridiction peuvent néanmoins y accéder conformément aux lois applicables dans cette juridiction.

Connexion facultative d’une boîte Gmail ou Microsoft.

Lorsque cette fonction est activée, vous pouvez connecter une boîte Gmail, Google Workspace, Outlook.com ou Microsoft 365 pour envoyer des courriels depuis votre propre adresse dans Fondation Flow. L’évaluation initiale est limitée à un compte d’essai isolé et aux messages envoyés à l’adresse connectée elle-même. La connexion d’une boîte n’active pas cette fonction pour les autres comptes d’entreprise.

Les autorisations Google se limitent à l’identité OpenID, à votre adresse courriel vérifiée et à gmail.send. Les autorisations Microsoft servent à identifier la boîte connectée, à envoyer des courriels et à renouveler la connexion. Nous traitons l’identifiant du compte chez le fournisseur, l’adresse courriel, les jetons d’autorisation et l’état de la connexion. Cette intégration ne demande pas l’autorisation de lire ou d’importer votre boîte de réception, vos contacts, votre calendrier ou vos messages existants.

Lorsque vous demandez un envoi, Fondation Flow transmet l’expéditeur, le destinataire, l’objet, le corps du message et toute pièce jointe incluse au fournisseur connecté pour livraison. Nous conservons des preuves limitées de l’envoi, dont un identifiant d’opération, une empreinte du message, l’identifiant du message chez le fournisseur lorsqu’il est disponible, l’état et l’horodatage, afin d’indiquer le résultat et d’éviter les doublons. Nous ne récupérons pas le message livré dans votre boîte courriel.

Les identifiants de connexion sont chiffrés au repos et utilisés par notre serveur protégé au moyen de connexions chiffrées. Des contrôles côté serveur limitent l’accès à l’utilisateur et à l’entreprise concernés. Les fournisseurs d’hébergement traitent ces renseignements uniquement selon les besoins du service. Google traite les courriels conformément à sa politique de confidentialité; Microsoft le fait conformément à sa déclaration de confidentialité.

Les données obtenues par cette intégration servent uniquement à fournir la fonction de boîte courriel connectée et à en protéger le fonctionnement. Elles ne sont pas vendues, utilisées à des fins publicitaires ou d’évaluation de solvabilité, communiquées à des fournisseurs d’IA, ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA. L’accès humain aux données utilisateur Google est limité à votre consentement précis, aux enquêtes de sécurité nécessaires ou aux obligations légales. Ces limites prévalent sur toute description plus large ailleurs dans cette politique. L’utilisation et le transfert par Fondation Flow des renseignements reçus des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée.

Vous pouvez déconnecter la boîte dans Paramètres → Connexions courriel. La déconnexion supprime la connexion active et les jetons conservés localement, puis invalide les tentatives de connexion en attente. Elle ne révoque pas l’autorisation dans votre compte fournisseur; vous pouvez aussi retirer l’accès dans les connexions du compte Google ou les autorisations d’applications de votre compte Microsoft. La déconnexion ne supprime pas les courriels déjà envoyés, les dossiers d’affaires existants, ni les preuves limitées d’autorisation et d’envoi conservées pour la sécurité et la prévention des doublons. Ces données suivent les principes de conservation ci-dessous; vous pouvez demander la suppression des données de connexion courriel à legal@fondationflow.com, sous réserve d’une vérification d’identité et des obligations de conservation applicables.

08 — Conservation et destruction

Les renseignements ne doivent pas rester plus longtemps que nécessaire.

La durée dépend de la finalité, des instructions de l’entreprise cliente, de la relation contractuelle et des exigences légales. Les données opérationnelles sont normalement conservées pendant l’abonnement afin que l’entreprise puisse retrouver son historique. Après la fermeture d’un compte, elles entrent dans le processus d’exportation, de suppression et d’expiration des copies de sauvegarde applicable au service.

Tant que QuickBooks est connecté, un nettoyage planifié et limité rend admissibles à la suppression les tentatives d’autorisation expirées de plus d’un jour, les données de transferts réglés — ainsi que les métadonnées de webhooks signés si ce parcours distinct et vérifié est activé — de plus de 30 jours, ainsi que les événements d’audit minimaux sans contenu de plus de 400 jours. Un transfert dont le résultat est inconnu est conservé seulement jusqu’à son rapprochement ou au retrait de la connexion afin qu’une nouvelle tentative ne crée pas de doublon.

Lorsqu’un utilisateur autorisé déconnecte QuickBooks dans Fondation Flow, Fondation Flow demande d’abord à Intuit de révoquer l’autorisation, puis supprime les identifiants OAuth actifs, les identifiants du fournisseur, les associations de dossiers, les données de transfert, les autorisations en attente, les métadonnées de webhooks et la connexion en cours. Si l’utilisateur se déconnecte plutôt dans QuickBooks, Intuit invalide l’autorisation; l’utilisateur doit ensuite se connecter à Fondation Flow et choisir Déconnecter QuickBooks pour terminer la suppression des données de connexion conservées localement. Jusqu’à ce nettoyage ou à une demande de suppression vérifiée, les identifiants chiffrés ne peuvent plus être utilisés auprès d’Intuit et les données de connexion inactives sont conservées seulement pour permettre un nettoyage ou une reconnexion sécuritaire. La déconnexion ne supprime pas les Données du Client conservées dans Fondation Flow ni les clients, factures ou paiements déjà créés dans QuickBooks. Fondation Flow conserve seulement une empreinte non affichable de l’entreprise tant que le compte d’entreprise Fondation Flow existe, afin d’empêcher l’acheminement de données comptables entre clients, ainsi qu’un événement d’audit minimal sans contenu qui devient admissible à la suppression lorsqu’il a plus de 400 jours.

Lorsqu’une finalité est accomplie et qu’aucune obligation n’impose la conservation, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables. La géolocalisation exige une prudence particulière et n’est pas présumée anonymisée.

09 — Vos droits

Vous pouvez demander de comprendre, consulter ou corriger.

Selon la loi et votre situation, vous pouvez notamment demander :

• l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent et des précisions sur leur utilisation;
• la correction d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement pour une utilisation future;
• la portabilité de certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous, dans un format structuré et couramment utilisé;
• la cessation de diffusion ou la désindexation lorsque les conditions légales sont réunies;
• des explications et une révision humaine lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• la suppression de renseignements qui ne sont plus nécessaires, sous réserve d’une obligation de conservation.

Une demande, notamment une demande de suppression visant les dossiers de connexion QuickBooks, doit être écrite et suffisamment précise. Nous répondons dans le délai prévu par la loi applicable et expliquons tout refus permis par la loi, sous réserve de la vérification de l’identité et des obligations de conservation applicables. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou d’une autre autorité compétente.

10 — Sécurité et incidents

La protection combine accès limités et réaction aux incidents.

Nos mesures sont proportionnelles à la sensibilité, à la quantité, à la finalité et au support des renseignements. Elles comprennent notamment la gestion des accès, la séparation des organisations, la protection des fichiers, la surveillance d’événements pertinents et un processus de gestion des incidents.

En cas d’incident, nous cherchons à contenir la situation, à réduire le risque, à préserver les éléments utiles et à prévenir une répétition. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les avis requis sont transmis avec diligence à l’autorité et aux personnes concernées.

Consulter notre aperçu de sécurité et de responsabilité partagée.

11 — Mineurs et modifications

Un service professionnel, pas un produit destiné aux enfants.

Fondation Flow est destiné aux entreprises et à leurs utilisateurs autorisés. Il n’est pas conçu pour recueillir sciemment les renseignements d’un enfant. Si un renseignement concernant un mineur doit être traité dans un contexte légitime, l’entreprise cliente doit respecter les règles de consentement et de nécessité applicables.

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution du service ou du droit. Une modification importante est signalée par un moyen raisonnable, et la date de version affichée en haut de la page est mise à jour.