Datos de ubicación y aviso a empleados

01 — Datos tratados y conservados

Qué puede usar un registro de horas y la protección opcional.

• la fecha y hora del registro de entrada o salida;
• la latitud, la longitud y la precisión estimada que proporciona el dispositivo en ese momento;
• la distancia calculada desde el punto de la obra configurado por la empresa;
• el radio de la zona de obra y un resultado como dentro, fuera o sin verificar;
• el proyecto, la asignación y el registro de horas asociados a la acción.

Cuando se activa la protección contra registros olvidados, el teléfono puede activar un monitor de la zona de trabajo hasta 30 minutos antes de una asignación programada. No envía datos GPS de comprobación del inicio antes de la hora de comienzo. Entre los minutos 2 y 30 después del inicio, puede solicitar y enviar ubicaciones actuales y puntuales limitadas, normalmente en la comprobación del minuto 4 o cuando detecta un cambio de estado de la zona de trabajo. El servidor rechaza los datos recibidos fuera de ese plazo, calcula la distancia de forma independiente y guarda temporalmente solo el resultado derivado de presencia, ausencia o ubicación sin verificar, la precisión, la distancia y la hora de observación necesarios para decidir el único recordatorio de entrada. No conserva las coordenadas originales para ese recordatorio y las comprobaciones del inicio programado no son un seguimiento continuo. Durante un turno abierto, las muestras que cumplen los requisitos permanecen solo en la memoria y no se suben como recorrido ni historial de ubicación.

Si la protección completa una salida automática, el registro de horas conserva datos limitados como respaldo: el origen automático, el resultado fuera de la zona, la ubicación y precisión de la salida final, la distancia fuera de la zona verificada por el servidor, el número de muestras válidas, la hora de la primera muestra válida, el estado de captura sin conexión y el identificador de la operación automática. Durante una interrupción, esos datos pueden permanecer en la cola protegida de la app hasta que se puedan sincronizar. Sirven para revisar, corregir y reintentar de forma segura; no son un historial de recorridos.

02 — Propósito y límites

Confirmar el contexto de trabajo y ayudar a evitar un registro olvidado.

La ubicación ayuda a asociar el registro de horas con el trabajo correcto, detectar un error evidente y revisar o corregir las hojas de horas. A partir de cinco minutos después de un inicio programado, un empleado que no haya registrado su entrada puede recibir como máximo un recordatorio; el plazo limitado para enviarlo termina a los 30 minutos del inicio. Un resultado reciente y preciso permite adaptar el recordatorio según indique presencia o ausencia en la obra. Si la ubicación falta, es antigua o no es precisa, se usa un texto neutral y no se considera una prueba de que el empleado esté fuera.

Durante un turno abierto, varias lecturas precisas a más de 100 metros fuera del límite configurado de la zona de trabajo pueden activar un recordatorio local. Permanecer a más de 200 metros fuera del límite durante al menos 30 segundos puede solicitar una salida automática. La precisión indicada por el GPS se toma en cuenta con un criterio prudente antes de evaluar la distancia.

Un resultado GPS es un indicador técnico, no una prueba absoluta. Los edificios, el clima, la configuración del dispositivo y las redes pueden reducir la precisión. La función no debe usarse para vigilar la vida privada ni los movimientos del empleado fuera del plazo de inicio programado informado o del turno abierto que cumpla los requisitos.

03 — Activación transparente

El empleado debe saber cuándo y por qué se usa su ubicación.

Antes de activar la validación GPS o la protección contra registros olvidados, la empresa cliente debe dar un aviso claro que describa la tecnología, el propósito, los horarios, los datos tratados y conservados, quién puede verlos, los plazos de conservación, las consecuencias de negarse y las alternativas disponibles. El empleado debe activar por separado la protección contra registros olvidados en Fondation Flow y conceder el permiso de ubicación Siempre del dispositivo para que funcione la supervisión en segundo plano. El permiso de notificaciones se solicita por separado y es necesario para mostrar recordatorios locales y alertas de estado; rechazarlo no desactiva por sí solo la salida automática con controles de protección.

La protección se puede desactivar en la app. El monitoreo de la zona en el dispositivo puede empezar como máximo 30 minutos antes del inicio programado, pero solo se aceptan datos GPS de comprobación del inicio entre los minutos 2 y 30 después de la hora de comienzo. Esta comprobación limitada termina al registrar la entrada, cancelar la asignación, desactivar la función, cerrar sesión o vencer el plazo. La protección durante un turno abierto termina al registrar la salida, desactivar la función, cerrar sesión, dejar de cumplir los requisitos o no disponer de la zona guardada de la obra. El registro manual sigue disponible y la ubicación en segundo plano puede consumir más batería.

La empresa no debe pedir permisos más amplios de lo necesario ni ignorar la elección del empleado en su dispositivo. La legislación laboral, un convenio colectivo, una política de trabajo o las facultades de gestión pueden exigir análisis y avisos adicionales.

04 — Acceso y visibilidad

Solo deberían ver el resultado quienes lo necesiten para su trabajo.

05 — Excepciones y correcciones

Una comprobación GPS fallida no debe borrar el trabajo realizado.

Si la ubicación no está disponible, es imprecisa o está fuera de la zona configurada, la app puede pedir una explicación o marcar el registro como pendiente de revisión. Una salida automática cierra el registro de horas abierto, pero no decide la nómina ni una medida disciplinaria. El empleador debería revisar el registro y ofrecer al empleado una forma justa de explicar, corregir o cuestionar el resultado antes de basarse en él.

06 — Conservación y derechos del empleado

Conservar solo lo necesario para el propósito indicado.

Las muestras temporales en segundo plano no se suben ni se conservan como un recorrido. El registro técnico de comprobación del inicio programado se elimina después de decidir el recordatorio o cuando vence su breve plazo de validez. El texto del recordatorio resultante, de presencia, ausencia o neutral, puede permanecer en el historial de notificaciones, sin las coordenadas originales, la precisión ni la distancia medida. La ubicación puntual del registro de horas y los datos finales limitados de una salida automática siguen asociados a ese registro. La empresa cliente decide los plazos de conservación operativos según la ley y su acuerdo. No debería conservar pruebas de ubicación más tiempo del necesario para validar horas, cumplir obligaciones legales o tratar un reclamo documentado. Los empleados pueden pedir acceso o corrección a través de su empleador y también pueden contactar al responsable de privacidad de Fondation Flow.

07 — Responsabilidad del empleador

La empresa decide si la herramienta es adecuada y cómo usarla.

La empresa cliente sigue siendo responsable de la legalidad y proporcionalidad del uso en el trabajo, los avisos, el consentimiento cuando sea necesario, la configuración de roles, la revisión de la nómina, las obligaciones de los convenios colectivos y las decisiones que afecten a los empleados. Fondation Flow proporciona la herramienta y ayuda con solicitudes razonables de privacidad y acceso según su función.