01 — Principes de sélection
Un fournisseur reçoit seulement ce dont son service a besoin.
Avant de confier un traitement, nous examinons la nature des renseignements, la finalité, les engagements de confidentialité, les mesures de protection, la gestion des incidents, la suppression et les lieux de traitement possibles. Les obligations imposées au fournisseur sont adaptées à son rôle et au risque.
Certains renseignements peuvent être traités au Canada, aux États-Unis ou dans une autre juridiction. Avant un traitement hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée requis par la loi et les protections contractuelles ou organisationnelles applicables.
02 — Catégories de services
Les fonctions qui peuvent être confiées à des spécialistes.
| Catégorie | Finalité | Renseignements possibles |
|---|---|---|
| Exploitation du service | Fournir les comptes, conserver les dossiers, traiter les opérations demandées et maintenir le service. | Renseignements de compte, données d’entreprise, contenus de dossiers, fichiers et données techniques nécessaires. |
| Intelligence artificielle — Anthropic | Fournir Demander à Flow, le coaching, l’extraction de documents, l’association facultative d’importation, la préqualification des leads et l’aide aux réponses de rendez-vous ambiguës après une autorisation explicite et versionnée. Pour le traitement automatisé des leads, le propriétaire doit confirmer que l’entreprise a l’autorité nécessaire pour partager les données indiquées. | Selon la fonction : questions et messages; contexte autorisé de l’entreprise, des clients, leads, chantiers, soumissions, horaires, équipes et finances; documents joints expressément; ou identité, coordonnées, conversation et contexte de rendez-vous du lead. L’autorisation peut être refusée ou retirée sans désactiver les fonctions sans IA. L’entreprise cliente demeure responsable de sa base juridique, des avis exigés et de tout consentement requis par la loi applicable. Politique de confidentialité d’Anthropic. |
| Communications | Acheminer des textos, courriels ou notifications et confirmer leur statut. | Coordonnées, contenu à transmettre, statut, date et données techniques d’acheminement. |
| Réservation et calendrier — Horaire de rendez-vous Google, Agenda et Meet | Intégrer ou ouvrir l’horaire public de Google, afficher les disponibilités, confirmer le rendez-vous choisi et fournir les renseignements Agenda et Meet. | Renseignements techniques de la requête et, lorsqu’ils sont saisis dans le formulaire Google, nom, coordonnées, fuseau horaire, réponses et moment choisi. |
| Cartographie et recherche d’adresses | Suggérer une adresse, afficher un lieu et soutenir les fonctions de chantier liées à une position. | Recherche d’adresse, adresse sélectionnée, identifiants techniques et, seulement lorsque la fonction l’exige et que l’autorisation est accordée, position approximative ou précise. |
| Comptabilité connectée — Intuit QuickBooks Online | Autoriser et vérifier l’entreprise comptable choisie et, après une révision et une confirmation explicites de l’utilisateur, transmettre dans un seul sens des clients choisis, des factures finalisées et des paiements enregistrés de Fondation Flow vers QuickBooks. | Identité, pays, devise et configuration de l’entreprise QuickBooks; identité, coordonnées et adresse de facturation des clients choisis; données de factures finalisées et de paiements enregistrés; identifiants Intuit et résultats de synchronisation limités. Des métadonnées limitées de webhooks sont recueillies seulement si un parcours distinct et vérifié de traitement des événements du fournisseur est activé. Les identifiants OAuth d’accès et de renouvellement sont conservés côté serveur et supprimés lorsque l’utilisateur autorisé termine le nettoyage de la déconnexion dans l’application. |
| Paiement de l’abonnement — Helcim | Recueillir de façon sécuritaire le moyen de paiement, vérifier un paiement autorisé, administrer l’abonnement Fondation Flow et traiter les prélèvements planifiés. | Contact et adresse de facturation, montant du forfait, moyen de paiement et données de carte saisis directement dans les champs protégés de Helcim, identifiants de transaction et d’abonnement, statut et dates. Fondation Flow ne reçoit ni ne conserve le numéro de carte complet ou le code de sécurité. |
| Site public et sécurité | Livrer le site, assurer sa disponibilité et prévenir les usages abusifs. | Adresse IP, requêtes, appareil, navigateur et événements de sécurité. |
L’identité et le lieu de traitement d’un fournisseur actif peuvent être communiqués à un Client qui présente un besoin légitime de conformité, sous réserve des mesures de confidentialité et de sécurité applicables.
03 — Services reliés par le Client
Certaines données circulent parce que l’entreprise active une intégration.
Une plateforme publicitaire, un calendrier, un service de paiement ou un autre outil commercial peut fournir ou recevoir des renseignements lorsque le Client choisit de le relier à Fondation Flow. Le service externe peut agir comme responsable distinct et ses propres conditions continuent de s’appliquer. Le Client doit configurer les champs, avis, accès et consentements nécessaires.
QuickBooks Online est fourni par Intuit. Fondation Flow utilise les services d’autorisation et de comptabilité d’Intuit seulement après qu’un utilisateur autorisé du Client a relié une entreprise QuickBooks. La première version de l’intégration exige une confirmation de l’utilisateur et transmet les données dans un seul sens, de Fondation Flow vers QuickBooks; elle n’importe pas continuellement ou en lot le fichier QuickBooks du Client. Le traitement d’Intuit est régi par sa déclaration de confidentialitéet ses conditions applicables.
Un lien vers un profil d’entreprise, un calendrier externe, un site client ou un service de paiement peut aussi amener l’utilisateur vers un tiers. Fondation Flow ne contrôle pas les pratiques de ce tiers après la redirection.
Le paiement de l’abonnement Fondation Flow utilise les champs protégés de Helcim. Le traitement de Helcim est régi par sa politique de confidentialitéet les conditions applicables.
Fondation Flow utilise les API Google Maps Platform, notamment Places SDK for iOS, pour la recherche et la sélection d’adresses. L’utilisation de ces fonctions est aussi régie par lesconditions de Google Maps Platformet la politique de confidentialité de Google.
04 — Changements et continuité
Un changement important est documenté.
Nous pouvons remplacer ou ajouter un fournisseur pour améliorer la sécurité, la fiabilité ou les fonctions. La date de la page est mise à jour lorsqu’un changement matériel touche le traitement des renseignements personnels. Lorsqu’une entente l’exige, le Client reçoit un avis et peut exercer le recours prévu avant le nouveau traitement.
Si un fournisseur cesse de répondre à nos exigences, nous pouvons suspendre le transfert, demander une correction, récupérer ou supprimer les renseignements et remplacer le service lorsque cela est raisonnablement possible.
Demandes relatives à la protection des renseignements personnels
Une question, une plainte ou une demande d’accès?
Écrivez à Fondation Flow pour une question ou une demande relative à la protection des renseignements personnels. Nous pouvons devoir confirmer votre identité avant de communiquer ou de corriger des renseignements.
9572-9026 QUÉBEC INC.
Siège social
555 Rue Chabanel O, Suite 1541
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