01 — Principes de sélection
Un fournisseur reçoit seulement ce dont son service a besoin.
Avant de confier un traitement, nous examinons la nature des renseignements, la finalité, les engagements de confidentialité, les mesures de protection, la gestion des incidents, la suppression et les lieux de traitement possibles. Les obligations imposées au fournisseur sont adaptées à son rôle et au risque.
Certains renseignements peuvent être traités au Canada, aux États-Unis ou dans une autre juridiction. Avant un traitement hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée requis par la loi et les protections contractuelles ou organisationnelles applicables.
02 — Catégories de services
Les fonctions qui peuvent être confiées à des spécialistes.
| Catégorie | Finalité | Renseignements possibles |
|---|---|---|
| Exploitation du service | Fournir les comptes, conserver les dossiers, traiter les opérations demandées et maintenir le service. | Renseignements de compte, données d’entreprise, contenus de dossiers, fichiers et données techniques nécessaires. |
| Intelligence artificielle | Produire une réponse, une synthèse ou une assistance demandée dans une fonction activée. | Instructions et contexte limité nécessaires à la demande. |
| Communications | Acheminer des textos, courriels ou notifications et confirmer leur statut. | Coordonnées, contenu à transmettre, statut, date et données techniques d’acheminement. |
| Réservation et calendrier | Afficher des disponibilités et organiser un rendez-vous. | Nom, coordonnées, fuseau horaire, réponses et moment choisi. |
| Site public et sécurité | Livrer le site, assurer sa disponibilité et prévenir les usages abusifs. | Adresse IP, requêtes, appareil, navigateur et événements de sécurité. |
L’identité et le lieu de traitement d’un fournisseur actif peuvent être communiqués à un Client qui présente un besoin légitime de conformité, sous réserve des mesures de confidentialité et de sécurité applicables.
03 — Services reliés par le Client
Certaines données circulent parce que l’entreprise active une intégration.
Une plateforme publicitaire, un calendrier, un service de paiement ou un autre outil commercial peut fournir ou recevoir des renseignements lorsque le Client choisit de le relier à Fondation Flow. Le service externe peut agir comme responsable distinct et ses propres conditions continuent de s’appliquer. Le Client doit configurer les champs, avis, accès et consentements nécessaires.
Un lien vers un profil d’entreprise, un calendrier externe, un site client ou un service de paiement peut aussi amener l’utilisateur vers un tiers. Fondation Flow ne contrôle pas les pratiques de ce tiers après la redirection.
04 — Changements et continuité
Un changement important est documenté.
Nous pouvons remplacer ou ajouter un fournisseur pour améliorer la sécurité, la fiabilité ou les fonctions. La date de la page est mise à jour lorsqu’un changement matériel touche le traitement des renseignements personnels. Lorsqu’une entente l’exige, le Client reçoit un avis et peut exercer le recours prévu avant le nouveau traitement.
Si un fournisseur cesse de répondre à nos exigences, nous pouvons suspendre le transfert, demander une correction, récupérer ou supprimer les renseignements et remplacer le service lorsque cela est raisonnablement possible.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Une question, une plainte ou une demande d’accès?
Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels de Fondation Flow. Nous pouvons devoir confirmer votre identité avant de communiquer ou de corriger des renseignements.