Política de privacidad

01 — Alcance y funciones

Una política para el sitio web, la plataforma y las apps.

Esta política se aplica a fondationflow.com, app.fondationflow.com, las aplicaciones de Fondation Flow y los servicios relacionados. «Fondation Flow», «nosotros» y «nuestro» se refieren a 9572-9026 QUÉBEC INC., que opera como Fondation Flow y presta esos servicios.

Somos responsables cuando decidimos los propósitos del tratamiento, como las solicitudes de demostración, la administración de cuentas, la seguridad, la ayuda y la mejora del servicio. En la mayoría de los registros de clientes potenciales, clientes, empleados y trabajos, tratamos la información en nombre de la empresa cliente, según sus instrucciones y configuración.

02 — Información tratada

Solo recopilamos lo necesario para apoyar el trabajo solicitado.

No pedimos números de seguro médico, números de seguro social ni datos de acceso a la banca en línea. Fondation Flow puede seguir el estado de las suscripciones, los pagos de clientes y las horas trabajadas, pero no es un servicio de pagos de nómina ni de procesamiento de tarjetas. Cuando una suscripción de Fondation Flow requiere una tarjeta, Helcim proporciona los campos seguros para introducirla, no Fondation Flow.

03 — Fuentes y propósitos

La información viene de ti, de tu empresa o de una conexión autorizada.

Recibimos información durante el registro, las reservas de demostración, las firmas, el uso por clientes o empleados y las solicitudes de ayuda. Una empresa cliente puede crear registros para su personal y sus clientes. Los clientes potenciales también pueden llegar a través de servicios que conecte el cliente, incluidos servicios publicitarios o de comunicación.

Durante el alta de la empresa o un cambio en las licencias de pago, Helcim recibe el contacto y la dirección de facturación, el importe y los datos de tarjeta necesarios para procesar la transacción autorizada o la suscripción recurrente. Fondation Flow recibe solo los identificadores del proveedor, el estado, el importe, las fechas y otros datos limitados necesarios para verificar y administrar el acceso. El tratamiento de Helcim se rige por la Política de privacidad de Helcim.

Cuando un Cliente autorizado conecta QuickBooks Online, Fondation Flow usa los servicios de autorización y contabilidad de Intuit para verificar la empresa seleccionada y realizar las transferencias que el usuario revisa y confirma expresamente. Fondation Flow puede leer la identidad, el país y la moneda base de la empresa en QuickBooks, los productos o servicios relevantes, la configuración de impuestos, los registros coincidentes del proveedor, los identificadores y los metadatos de sincronización necesarios para preparar o conciliar esa transferencia. La integración inicial envía los clientes seleccionados, las facturas finalizadas y los pagos registrados en un solo sentido, de Fondation Flow a QuickBooks; no importa de forma continua ni masiva el archivo de QuickBooks del Cliente. La conexión está aislada dentro de la empresa del Cliente en Fondation Flow y no se usa para proporcionar datos contables a otro cliente. El tratamiento de Intuit se rige por la Declaración de privacidad de Intuit.

La búsqueda y selección de direcciones usan las API de Google Maps Platform, incluido Places SDK para iOS. Estas funciones pueden enviar a Google la búsqueda escrita, la dirección elegida y la información técnica o de ubicación necesaria para atender la solicitud. También están sujetas a las Condiciones de Google Maps Platform y la Política de privacidad de Google.

Las funciones opcionales de IA usan Anthropic. Antes de enviar a Anthropic contenido de clientes, clientes potenciales, personal, finanzas, instrucciones, mensajes o documentos adjuntos, Fondation Flow muestra el proveedor, el propósito y las categorías de datos, y registra un permiso explícito con una versión determinada del usuario autenticado o, para la calificación automática de clientes potenciales, del propietario de la empresa. Al activar el tratamiento automático, el propietario también debe confirmar que la empresa tiene autoridad para compartir con Anthropic los datos indicados de la empresa, clientes potenciales y clientes para ese propósito. El permiso se puede rechazar o retirar en Configuración; las funciones sin IA siguen funcionando. Consulta la Política de privacidad de Anthropic.

• Prestar, configurar, mantener y apoyar los servicios elegidos por la empresa cliente.
• Autenticar a los usuarios, aplicar los permisos y mantener debidamente separada la información de cada empresa.
• Vincular clientes potenciales, presupuestos, citas, trabajos, equipos, costos y ganancias con el registro correcto.
• Generar borradores, resúmenes o recomendaciones con ayuda de IA cuando un usuario activa la función.
• Transmitir comunicaciones operativas y, cuando esté permitido, comerciales.
• Evitar abusos, investigar errores, documentar acciones sensibles y responder a incidentes.

04 — Ubicación, IA y comunicaciones

Las funciones sensibles requieren contexto y control.

La validación GPS normal usa una ubicación cuando el empleado registra su entrada o salida. En dispositivos Apple y Android compatibles, el empleado puede activar por separado la protección opcional contra registros olvidados. El teléfono puede activar un monitor de la zona de trabajo hasta 30 minutos antes de una asignación programada, pero no envía datos GPS de comprobación del inicio antes de la hora de comienzo. Entre los minutos 2 y 30 después del inicio, puede solicitar y enviar ubicaciones actuales y puntuales limitadas, normalmente en la comprobación del minuto 4 o al cambiar el estado de la zona de trabajo. El servidor conserva por poco tiempo solo datos derivados de presencia, ausencia o ubicación sin verificar, junto con la precisión, la distancia y la hora, para enviar como máximo un recordatorio de entrada olvidada a partir de cinco minutos después del inicio, sin las coordenadas originales. Estas comprobaciones limitadas del inicio programado no son un seguimiento continuo; si la ubicación falta o no es confiable, se usa un texto neutral, y no se sube ni conserva ningún recorrido. Durante un turno abierto que cumpla los requisitos, el teléfono puede mostrar un recordatorio local, si se permiten notificaciones, después de varias lecturas precisas a más de 100 metros fuera de la zona guardada. También puede solicitar una salida automática si el empleado permanece a más de 200 metros fuera de ella durante al menos 30 segundos. Solo se guardan datos finales limitados de la acción automática junto con el registro de horas. Consulta el aviso específico de ubicación para conocer todos los controles y límites.

La IA puede organizar información, preparar textos o ayudar a calificar un cliente potencial, pero los usuarios siguen siendo responsables de revisar los resultados y las decisiones importantes. Compartir datos con IA es opcional y permanece bloqueado en el servidor mientras no esté activa la versión actual del consentimiento de Anthropic.

Las empresas clientes son responsables de contar con una base legal y una autorización adecuadas para la información de clientes y clientes potenciales que recopilan, configuran para tratamiento automático con IA o envían; de dar los avisos y obtener los consentimientos exigidos por la ley aplicable; y de los destinatarios, horarios y bajas de las comunicaciones. La autorización del propietario dentro de Fondation Flow no reemplaza esas obligaciones. Consulta los avisos específicos de ubicación y de IA y comunicaciones para más detalles.

Conexiones opcionales con correos de Gmail y Microsoft.

Cuando esta función esté activa, puedes conectar una cuenta de Gmail, Google Workspace, Outlook.com o Microsoft 365 para enviar correos desde tu propia dirección a través de Fondation Flow. La revisión inicial se limita a una cuenta de prueba aislada y a mensajes enviados a la misma dirección conectada. Conectar un correo no activa esta función para otras cuentas de la empresa.

Los permisos de Google se limitan a la identidad OpenID, tu dirección de correo verificada y gmail.send. Los permisos de Microsoft identifican el correo con el que iniciaste sesión y permiten enviar correos y renovar la conexión. Tratamos el identificador de la cuenta del proveedor, la dirección de correo, los tokens de autorización y el estado de conexión. Esta integración no pide permiso para leer ni importar tu bandeja de entrada, contactos, calendario o mensajes existentes.

Cuando solicitas un envío, Fondation Flow transmite al proveedor conectado el remitente, el destinatario, el asunto, el cuerpo del mensaje y cualquier archivo adjunto para su entrega. Conservamos datos limitados que respaldan la entrega, como un identificador de operación, una huella digital del mensaje, el identificador del mensaje del proveedor cuando está disponible, el estado y la fecha y hora, para informar el resultado y evitar envíos duplicados. No recuperamos el mensaje entregado desde tu correo.

Las credenciales de conexión se cifran al guardarse y nuestro servidor protegido las usa mediante conexiones cifradas. Los controles del servidor restringen el acceso al usuario y la empresa conectados. Los proveedores de alojamiento tratan esta información solo cuando es necesario para operar el servicio. Google trata el correo según la Política de privacidad de Google; Microsoft lo hace según la Declaración de privacidad de Microsoft.

Los datos obtenidos mediante esta integración se usan únicamente para ofrecer la función de correo conectado y proteger su funcionamiento. No se venden, no se usan para publicidad ni para evaluar la solvencia crediticia, no se comparten con proveedores de IA ni se usan para entrenar modelos de IA. El acceso humano a los datos de usuarios de Google se limita a tu consentimiento específico, las investigaciones de seguridad necesarias o las obligaciones legales. Estos límites tienen prioridad sobre las descripciones más amplias de otras partes de esta política. El uso y la transferencia que Fondation Flow hace de la información recibida de las API de Google cumplen la Política de datos de usuarios de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso limitado.

Puedes desconectar el correo en Configuración → Conexiones de correo. La desconexión elimina la conexión activa y los tokens guardados localmente, e invalida los intentos de conexión pendientes. No retira la autorización en tu cuenta del proveedor; también puedes eliminar el acceso en Conexiones de tu cuenta de Google o en los permisos de aplicaciones de tu cuenta de Microsoft. Desconectar no elimina los mensajes ya enviados, los registros empresariales existentes ni los datos limitados de autorización y entrega conservados por seguridad y para evitar duplicados. Estos registros siguen los principios de conservación que se indican abajo. Puedes solicitar que se eliminen los datos del correo conectado escribiendo a legal@fondationflow.com, sujeto a la verificación de identidad y a las obligaciones de conservación aplicables.

05 — Divulgaciones y transferencias

El acceso depende del servicio y de una necesidad legítima.

La información se puede comunicar a usuarios autorizados de la empresa cliente, proveedores que apoyan funciones solicitadas por el cliente, asesores profesionales sujetos a confidencialidad, un sucesor en una operación permitida o autoridades cuando lo exija la ley.

Parte del tratamiento puede realizarse fuera de Quebec o Canadá. Antes de una transferencia, evaluamos los factores de privacidad relevantes y usamos protecciones contractuales o de organización adecuadas al riesgo. La información puede quedar sujeta al acceso permitido por la ley de la otra jurisdicción.

06 — Conservación y protección

La información se conserva por una necesidad empresarial o legal definida.

La conservación depende del registro, el estado de la cuenta, las instrucciones del cliente, los requisitos legales, las necesidades ante conflictos, la seguridad y los ciclos de copias de seguridad. La información se elimina, se anonimiza o se devuelve cuando terminan el propósito y el plazo de conservación aplicables, dentro de límites técnicos y legales razonables.

Mientras QuickBooks está conectado, una limpieza programada y limitada permite eliminar los intentos de autorización vencidos cuando tienen más de un día; los datos de transferencias salientes ya resueltas y los metadatos firmados de webhooks, si ese proceso revisado por separado está activo, cuando tienen más de 30 días; y los eventos mínimos de auditoría sin contenido transferido cuando tienen más de 400 días. Una transferencia con resultado desconocido se conserva solo hasta conciliarla o eliminar la conexión, para que un reintento no genere un duplicado.

Cuando un usuario autorizado desconecta QuickBooks desde Fondation Flow, Fondation Flow primero pide a Intuit que retire la autorización y luego elimina las credenciales OAuth activas, los identificadores del proveedor, las correspondencias entre registros, los datos transferidos, el estado de autorización pendiente, los metadatos de webhooks y la conexión activa. Si el usuario desconecta desde QuickBooks, Intuit invalida la autorización; después, el usuario debe iniciar sesión en Fondation Flow y usar Desconectar de QuickBooks para terminar de eliminar los datos de conexión guardados localmente. Hasta esa limpieza o una solicitud de eliminación verificada, las credenciales cifradas ya no se pueden usar con Intuit y los datos de la conexión inactiva se conservan solo para facilitar una limpieza o reconexión segura. Desconectar no elimina los Datos del Cliente guardados en Fondation Flow ni los clientes, facturas o pagos ya creados en QuickBooks. Fondation Flow conserva únicamente una huella no visible de la propiedad de la empresa mientras exista la cuenta de empresa en Fondation Flow, para evitar que los datos contables se dirijan a otros clientes, y un evento mínimo de auditoría de desconexión sin contenido transferido, que se puede eliminar cuando tiene más de 400 días.

Usamos medidas técnicas y de organización adecuadas a la sensibilidad, la cantidad, el propósito y el contexto de acceso. Ningún método está libre de riesgos; los clientes también cumplen una función esencial al usar cuentas individuales, permisos adecuados y dispositivos protegidos.

07 — Tus derechos

Acceso, corrección, retiro del consentimiento y preguntas.

Según la ley aplicable, puedes preguntar si tenemos información personal sobre ti, pedir acceso o corrección, retirar el consentimiento cuando el tratamiento dependa de él o preguntar sobre una decisión basada exclusivamente en tratamiento automático. Pueden aplicarse ciertos límites y verificaciones de identidad.

Cuando una empresa cliente controla el registro, envíale primero la solicitud. También puedes escribirnos sobre una solicitud de privacidad o eliminación, incluida una relacionada con los registros de conexión de QuickBooks, a legal@fondationflow.com. Dirigiremos y ayudaremos a atender la solicitud según nuestra función, con sujeción a la verificación de identidad y a las obligaciones de conservación aplicables.

08 — Actualizaciones y quejas

Los cambios importantes se explican antes de entrar en vigor.

Podemos actualizar esta política a medida que cambien el servicio, las prácticas o la ley. La fecha de entrada en vigor aparece en la página y los cambios importantes se comunican con un aviso adecuado. Cualquier persona puede presentar una queja a nuestro responsable de privacidad y también puede contactar a la autoridad de privacidad competente.